Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Memilih Software Procurement

 

 

 

katalog elektronikBanyak orang yang memilih memakai software procurement untuk memudahkan proses pengadaan barang dan jasa. Pastinya proses pengadaan ini diharapkan bisa lebih efektif dan efisien sehingga bisa mendapatkan produk yang sesuai. Jika ingin memilih software procurement, ketahuilah beberapa hal yang perlu Anda perhatikan.

 

1.Perhatikan Kebutuhan

 

Coba pahami kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan. Coba lakukan evaluasi internal mengenai masalah yang kerap muncul dalam hal procurement. Apakah ada kesulitan dalam melakukan rekapan vendor? Atau kesulitan untuk membuat laporan pembelian? Tentunya ini akan membantu Anda menemukan software procurement yang sesuai kebutuhan dan pastinya sesuai dengan budget yang Anda miliki.

 

  1. Harga

 

Tak dipungkiri, harga memang menjadi pertimbangan penting sebelum memilih software procurement. Harga dari software ini tergantung seberapa banyak dan kompleks kebutuhan yang Anda miliki. Cobalah untuk melakukan riset dari berbagai vendor. Anda juga harus memilih jenis software yang sesuai dengan keuangan perusahaan Anda. Tenang saja ada banyak jenis software yang bisa menyesuaikan dengan harga.

 

  1. Cari Vendor dengan Kustomisasi

 

Seperti yang dipaparkan sebelumnya bahwa kebutuhan software procurement pada setiap perusahaan mungkin berbeda. Bisa jadi Anda membutuhkan software secara kompleks. Hal ini bukan masalah karena Anda bisa mencari vendor yang bisa melakukannya secara custom. Artinya, vendor tersebut bisa memenuhi kebutuhan Anda secara spesifik.

 

Jangan asal beli tanpa tahu fitur-fitur yang disediakan oleh pihak vendor. Pastikan bahwa sistem tersebut benar-benar bisa menjawab kebutuhan dan menjadi solusi atas masalah pengadaan yang selama ini Anda alami. Tentunya pemilihan vendor yang sesuai sangat dibutuhkan pada bagian ini.

 

  1. Pilih yang Mudah dalam Segi Implementasi

 

Pastinya ini juga penting untuk diperhatikan. Jangan sampai software procurement yang Anda pilih terlalu rumit. Hal ini justru membuat sistem procurement tidak berjalan efektif. Staf justru membutuhkan banyak waktu untuk mempelajari software atau pemakaiannya yang rumit. Cobalah untuk memastikan software tersebut mudah dipakai dan diimplementasikan.

 

  1. Pikirkan Integrasi untuk Masa Depan

 

Kemajuan teknologi memang tak ada habisnya. Maka dari itu, Anda bisa memikirkan integrasi software procurement dengan yang lainnya. Dengan demikian proses bisnis bisa dilakukan secara digital dengan keseluruhan. Hal ini tentunya akan mempermudah semua proses bisnis, tidak hanya dari procurement. Penting untuk membicarakan integrasi kepada vendor yang akan Anda pakai.

 

 

 

 

 Kelebihan Melakukan Tendering dalam Software Procurement

 

 

 

katalog elektronikProses pengadaan barang dapat dilakukan dengan cepat dan tepat asalkan memakai sistem yang tepat. Salah satu metode yang dilakukan adalah tender. Metode ini bahkan bisa dilakukan melalui software procurement. Seperti apa kelebihan melakukan tender dengan software procurement?

 

Mengenal Sistem Tender

 

Salah satu metode untuk mendapatkan penyedia barang dan jasa yang bisa dilakukan adalah menggunakan tender. Cara ini juga cukup sering dilakukan oleh perusahaan. Proses untuk membuka tender ini punya banyak tujuan. Salah satu tujuan utamanya adalah mengumpulkan vendor demi mendapatkan penawaran barang dan jasa yang terbaik. Dengan cara ini, Anda bisa menemukan pihak yang menjadi mitra setelah memenangkan tender.

 

Lalu sistem tender ini kemudian bisa dilakukan secara digital atau melalui software procurement. Metode ini biasa disebut dengan e-Tendering. Dengan sistem digital ini, Anda bisa lebih mudah melakukan review terhadap penyedia barang dan jasa yang melakukan tender. Pengumpulan materi untuk tender juga dilakukan dengan mudah.

 

Begitu pula dengan lembaga pemerintah. Pasal 106 Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 04 Tahun 205 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah tertulis pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dapat dilakukan secara elektronik dan pengadaan Barang/Jasa secara elektronik dilakukan dengan cara e-tendering atau e-purchasing.

 

Untuk proses e-Tendering sendiri akan berlangsung mulai dari pengumuman pengadaan barang atau jasa hingga pengumuman pemenang. Untuk pemerintah sendiri, pihak yang terlibat dalam e-Tendering adalah Pejabat Pengadaan atau Pejabat Pembuat Komitmen dan Penyedia Barang/Jasa. Sementara untuk perusahaan tentunya akan melibatkan divisi procurement.

 

Kelebihan Tender dalam Software Procurement

 

Pastinya proses tender yang dilakukan secara elektronik akan lebih hemat dari segi biaya operasional perusahaan. Apalagi yang erat hubungannya dengan pembelian barang dan jasa. Dengan sistem ini, semua proses bisa dilakukan dengan digital. Anda juga bisa mengukur kebutuhan barang atau jasa dengan bantuan software procurement.

 

Tender secara elektronik juga bisa dilakukan dengan meningkatkan produktivitas. Tak perlu lagi membuang waktu pada saat mempelajari penyedia barang dan jasa yang mengikuti tender. Anda bisa menghemat waktu untuk melakukan perbandingan baik dari kondisi atau kualitas barang tetapi hingga biayanya. Tentunya ini akan meningkatkan produktivitas sehingga bisa dilakukan dengan cepat.

 

Proses komunikasi antara Anda dengan vendor juga dengan mudah. Dengan demikian, Anda dan vendor bisa sama-sama memantau proses tender. Ada banyak bukan kelebihan jika Anda memakai sistem procurement secara elektronik?