Peran E-Katalog, Manfaat, dan Tata Cara Implementasinya

 

Peran Katalog Elektronik

E-katalog bisa didefinisikan sebagai suatu tempat penyimpanan elektronik informasi mengenai barang, produk, atau juga jasa. Sebagai unsur dari e-Procurement, E-katalog memainkan peranan yang penting sebab berisikan susunan item, spesifikasi dan harga yang menjadi rujukan dalam komparasi sekian banyak produk sejenis. Melalui E-katalog, pemakai jasa bisa meyakinkan bahwa penawaran yang dikatakan oleh vendor telah mengisi atau tidak cocok dengan standar/spesifikasi yang diputuskan dan diperlukan oleh instansi bersangkutan.

E-katalog adalahbagian dari e-procurement. Manajemen katalog menjalankan peran urgen dalam membuat siklus implementasi sarat dari penyelesaian E-procurement. Pengertian katalog secara ghalib ialah sebuah pencacahan menyeluruh item dibentuk secara sistematis dengan rincian deskriptif. Dengan mengekor perkembangan teknologi, katalog bertransformasi ke dalam dunia digital dengan disebut e-katalog. E-katalog bisa diakses oleh semua pelanggan dan mitra melewati internet. Sebuah manajemen katalog sukses menambah hubungan kerja antara pembeli dan pemasok pun secara otomatis dan detail meluangkan informasi produk, pemasok dan formalitas pemesanannya.

Manfaat E-katalog

E-katalog tidak terbatas melulu menyediakan informasi rinci tentang sebuah produk, bakal tetapi pun memberikan guna sebagai inilah :

1. Penggunaan katalog manual membutuhkan tidak sedikit ruang dan masa-masa dan pun terbukti menjadi mahal. Dengan adanya e-katalog memungkinkan data dapat dimodernisasi dan diakses secara cepat dan mudah.
2. Pencarian produk memakai e-katalog jauh lebih mudah dikomparasikan dengan teknik katalog manual.
3. Fitur e-katalog akan menolong pemakai guna mengelompokkan barang/produk menjadi jauh lebih gampang sehingga membuatnya gampang diakses.
4. Datanya lebih akurat dan bisa dengan gampang divalidasi sehingga meminimalisir tingkat kekeliruan ketidaksesuaian antara faktur dan pesanan pembelian.
5. E-katalog menambah efisiensi dalam proses pengadaan.
6. E-katalog menolong pemasok/vendor dalam menciptakan, meneliti dan memvalidasi konten katalog.
7. E-katalog memudahkan proses pantauan dan maintenance berhubungan proses komunikasi antara seluruh pihak yang terlibat.
8. Dengan e-katalog, pemutakhiran susunan produk/barang baru yang terdapat di pasar ke dalam sistem e-katalog dapat dilaksanakan dengan cepat sehingga menciptakan produk/barang baru itu tersedia untuk pelanggan.

Implementasi E-katalog

Penerapan e-katalog ialah hal yang dirasakan paling kritis dalam e-procurement sebab terbukti telah menyerahkan pengaruh positif pada sistem procurement. E-katalog diperlukan oleh pemakai barang secara langsung. Dengan pedoman yang jelas E-katalog akan menyerahkan keleluasaan dan fleksibilitas untuk semua pemakai atau pemakai barang, sampai-sampai memungkinkan pembelian yang cepat dan terkonsolidasi. Ada beberapa pilihan pilihan strategi guna implementasi E-katalog, yakni sebagai berikut.

• Unified (Common) E-Catalogue Strategy
Sesuai dengan namanya, strategi penerapan e-katalog ini lazimnya untuk katalog yang digunakan bareng dan dianjurkan untuk kontrak yang telah ada guna grup jenis dagangan yang dipakai oleh mayoritas unit organisasi.

• Coordinated E-Catalogue Strategy
Dengan strategi ini, implementasi e-katalog dipakai secara lokal, yang mencakup keperluan khusus dari tiap-tiap institusi. Kebutuhan eksklusif ini tergolong jenis produk/barang, dan kriteria -syarat kontrak pembelian.

• Guided E-Catalogue Strategy
Dengan strategi ini, tiap-tiap institusi bisa mengembangkan sendiri atau bakal menggunakan software e-katalog yang dipergunakan pusat.

Implementasi E-Katalog guna Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Sejumlah ketentuan teknis sudah diterbitkan oleh LKPP sebagai pedoman untuk para pelaku pengadaan dalam mengimplementasikan e-purchasing pada tataran praktis. Berikut ini teknis implementasi e-katalog:

a. Tata Cara Pencantuman Barang/Jasa pada E-Katalog

Proses pemilihan penyedia barang/jasa untuk disematkan dalam e-katalog dilaksanakan oleh LKPP guna Katalog Nasional, Kementerian guna Katalog Sektoral atau Pemerintah Daerah guna Katalog Lokal. Prosesnya dapat melalui lelang/non-lelang. Usulan barang/jasa yang disematkan ke dalam e-katalog dapat berasal dari kementerian/lembaga, pemerintah daerah, atau penyedia barang/jasa. Kriteria utama sebuah barang/jasa ditetapkan layak untuk disematkan di e-katalog ialah kebutuhan instansi serta cakupan layanan.

b. Tata Cara Pembelian

1. Pejabat Pengadaan (PP), Pejabat yang diputuskan oleh Pimpinan/Institusi, atau Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menciptakan paket pembelian barang melalui software e-purchasing menurut informasi spesifikasi teknis barang dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang diserahkan oleh PPK dan data Barang yang ada pada sistem e-katalog sebagaimana tertera pada portal pengadaan nasional;
2. PP, Pejabat yang diputuskan oleh Pimpinan/Institusi, atau PPK mengantarkan permintaan pembelian barang untuk Penyedia Barang yang tercatat pada sistem e-katalog melalui software e-purchasing;
3. Penyedia Barang menyerahkan persetujuan atas permintaan pembelian Barang melalui software e-purchasing sangat lambat 3 hari kerja;
4. PP atau Pejabat yang diputuskan oleh Pimpinan/Institusi mengantarkan permintaan pembelian Barang yang telah diamini oleh Penyedia Barang untuk PPK pada sistem Katalog Elektronik melalui software e-purchasing. Jika e-purchasing dilaksanakan oleh PPK, maka proses ini tidak butuh dilakukan;
5. PPK menyerahkan persetujuan atas permintaan pembelian barang melalui software e-purchasing. Jika e-purchasing dilaksanakan oleh PPK, maka proses ini tidak butuh dilakukan;
6. PP, Pejabat yang diputuskan oleh Pimpinan/Institusi, atau PPK mengantarkan surat pesanan pembelian Barang yang telah diamini kepada Penyedia Barang pada sistem e-katalog melalui software e-purchasing;
7. PPK merangkai surat perjanjian pembelian Barang dan mengunggah softcopy surat perjanjian pembelian barang yang sudah ditandatangani PPK dan Penyedia ke dalam software e-purchasing;
8. Penyedia Barang mengantarkan Barang cocok dengan peraturan yang disepakati;
9. Penyedia Barang mengumumkan status ekspedisi Barang untuk PPK atau Pejabat yang diputuskan oleh Pimpinan Instansi/Institusi melalui software e-purchasing;
10. Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) menerima dan mengerjakan pemeriksaan barang sangat lambat 5 hari kerja semenjak barang diterima. Apabila ditemukan kerusakan/ketidaksesuaian, PPHP mengucapkan pemberitahuan untuk PPK;
11. Atas dasar pengumuman PPHP, PPK mengemukakan permintaan penggantian barang dengan melampirkan Berita Acara Hasil Pemeriksaan Barang untuk Penyedia Barang sangat lambat 3 hari kerja semenjak Tanggal Penerimaan Barang;
12. PPK menciptakan status penerimaan Barang untuk Penyedia Barang melalui software e-purchasing;
13. Biaya ekspedisi Barang ditanggung oleh Pihak Pembeli, kecuali dalam urusan pengembalian Barang dampak terjadinya kehancuran dan/atau ketidaksesuaian spesifikasi Barang yang dipesan.

Leave a Comment